Procesa analīze ir metodoloģija, kas apraksta dažādus procesa posmus.
Ir svarīgi atzīmēt, ka katra procesa posma analīze ir būtiska, jo daži no tiem rada pievienoto vērtību, bet citi rada tikai atkritumus. Analīze ļauj identificēt tos pasākumus, kas negatīvi ietekmē uzņēmuma darbību. Veicot procesa analīzi, tiek mēģināts samazināt vai novērst darbības, kas rada atkritumus.
No otras puses, procesu darbības zināšana un izpratne palīdz uzlabot un nodrošināt uzņēmuma konkurētspēju. Tā kā tas ļauj vispārīgi pārbaudīt procesu darbību un iegūt pat skaitliskus datus. Šie dati sniedz procesam nepieciešamā laika, atkritumu daudzuma, iesaistīto cilvēku un nepieciešamo izmaksu rādītājus.
Galu galā, veicot procesu analīzi, tiek mēģināts nošķirt soļus, kas veido procesus. Pēc tam izpētiet katru soli atsevišķi, lai beidzot noteiktu, vai tas darbojas pareizi, vai nē, meklējiet veidus, kā tos uzlabot.
Svarīgi jēdzieni procesu analīzē
Pirmkārt, vissvarīgākie jēdzieni, kas jāapgūst, lai labāk izprastu procesu analīzi, ir:
Kas ir process?
Process ir darbību vai darbību kopums, kas saistīts ar mērķi sasniegt noteiktu rezultātu. Katrs process ietver virkni ievadu, kas tiek pārveidoti, lai iegūtu rezultātus. Rezultāti atbilst gala vai gaidāmajam rezultātam.
Kas ir analīze?
Tagad analīze ir metode, kas sastāv no komponentu, kas veido veselu vai vienību, identificēšanas. Tad mēs turpinām atdalīt katru no komponentiem. Katrs komponents ir jāpārbauda detalizēti, lai zinātu tā īpašības, raksturu un darbību.
Procesu analīzes izstrādes soļi
Galvenie procesa analīzes soļi ir šādi:
1. Procesu identificēšana
Lai sāktu veikt procesu analīzi, vispirms ir jāidentificē procesi, kas rada problēmu. Tas, lai tos uzlabotu. Jāuzlabo tie procesi, kas neatbilst izvirzītajiem mērķiem.
2. Ieceliet darba komandu
Pēc pilnveidojamo procesu noteikšanas nākamais solis ir iecelt cilvēku grupu, kuriem tie jāpārskata un jāanalizē. Vispiemērotākais būs izvēlēties tos cilvēkus, kuri zina par procesiem vai ir saistīti ar tiem.
Darba komandā jābūt:
- Persona, kas uzņemas komandas vadītāja lomu.
- Uzņēmuma izpilddirektors, kuram ir lēmumu pieņemšanas spēja.
- Darbinieku grupa, kas pārzina šo procesu.
- Darbinieki no citām nodaļām, kuri vēlas rūpīgi uzraudzīt uzlabojumus.
3. Izveidojiet procesa diagrammu
Pēc tam tiek sastādīta procesa shēma. Šī diagramma ļauj viegli grafiski vizualizēt uzlabojamo procesu. Diagramma ļauj saprast procesu vienkāršā veidā un turēt katru komandas locekli atbildīgu par uzdevumiem, kas viņiem jāveic. Šajā solī ir ērti definēt procesa analīzes sākuma un beigu datumus.
4. Zināt procesa pašreizējo situāciju
Šis solis ļauj uzzināt, kā process attīstās. Pēc tam ir jāmeklē optimālais veids, kā to īstenot, lai iegūtu labākus rezultātus. Lai panāktu procesa uzlabošanos, ir svarīgi zināt iesaistīto darbinieku viedokļus. Ir jāpārskata arī skaitliskie dati par procesa efektivitāti, kāds ir procesa galīgais mērķis un šķēršļi, kas to var ietekmēt.
5. Nosakiet uzlabošanas aspektus
Pēc procesa pašreizējās darbības zināšanas ir svarīgi noteikt, kuri aspekti ir jāuzlabo. Uzlabojamie aspekti ir jāsaskaņo ar paredzamajiem procesa mērķiem.
6. Pārveidojiet uzlaboto procesu
Visbeidzot, pēc visu iepriekšējo darbību veikšanas, jaunais uzlabotais process tiek pārveidots. Šo pārveidošanu var veikt, izmantojot visu informāciju, kas iegūta iepriekš minēto darbību laikā. Jaunā procesa pārveidošanai jābūt vērstai uz mērķu sasniegšanu. Ja paredzētie mērķi tiks sasniegti, analīze būs veiksmīga, un uzņēmums darbosies efektīvāk.
Procesa analīzes veikšanas priekšrocības
Neapšaubāmi, procesa analīzes veikšanas mērķis ir ne tikai datu un informācijas vākšana. Svarīgi ir tas, ka iegūtos datus un informāciju var izmantot, lai veiktu attiecīgos un nepieciešamos procesu uzlabojumus. Pretējā gadījumā jūs tērētu tikai laiku, pūles un resursus.
Ieguvumi, ko var sasniegt, izmantojot šo metodiku, ir:
- Uzlabot procesu kvalitāti.
- Paaugstiniet uzņēmuma efektivitāti.
- Samaziniet īstenoto procesu izmaksas.
- Vienkāršojiet darbu un aktivitātes.
- Padariet darbu kopumā efektīvāku un drošāku.
Procesu analīzes veidi
Divi vissvarīgākie procesu analīzes veidi ir:
- Procesa uzdevuma analīze: Analizējot procesa uzdevumus, galvenā uzmanība tiek pievērsta darbībām un uzdevumiem, kurus cilvēki veic. Tāpēc šajā analīzē vissvarīgākais ir cilvēki vai tas, ko viņi dara.
- Procesa produktu analīze: Produktu analīze koncentrējas uz to, ko var izdarīt ar objektu. Vissvarīgākais ir objekts vai tas, ko ar to var izdarīt.
Protams, analīzē varat atrast visa procesa soļu secību. Šīs darbības un tām atbilstošo secību var attēlot grafiski, izmantojot noteiktu simboliku.
Darba lapa procesu analīzei
Parasti, lai veiktu procesa analīzi, varat izmantot vienkāršu lapu, kurai jābūt šādām kolonnām:
- Skaits: Šeit tiek atzīmēts skaitlis, kas atbilst katram procesa posmam, atbilstoši vajadzīgajai secībai.
- Soļi: Soli kolonna tiek izmantota, lai reģistrētu un aprakstītu visas darbības, kas jāievēro procesā.
- Plūsma: Simbolika, ko izmanto procesa plūsmas vizualizēšanai, tiek ievietota plūsmas kolonnā.
- Laikapstākļi: Šajā slejā tiek izmantota piemērota laika mērvienība, lai reģistrētu katra soļa veiktspēju.
- Grafiskie simboli: Šajā sadaļā katra procesa soļa pareizā secība ir apzīmēta ar simboliem.
Procesa analīzes darblapa tiks attēlota šādi:
Visbeidzot, mēs noslēdzam, sakot, ka procesa analīze ir ļoti noderīga metodoloģija jebkuram uzņēmumam, jo, veicot adekvātu procesa analīzi, ir ļoti viegli identificēt un novērtēt visas darbības, kas jāuzlabo esošajos procesos. daži problēmas veidi. Turklāt tas palīdz pieņemt lēmumus, lai īstenotu procesu pārveidošanu, kas jāuzlabo, lai varētu sasniegt mērķus.