Biznesa protokols ir iekšējai lietošanai paredzēts dokuments, kas regulē iekšējās procedūras organizācijā, palīdzot standartizēt preču un pakalpojumu kvalitāti.
Viens no aspektiem, kas uzlabo organizāciju konkurētspēju, ir to pakalpojumu kvalitāte, īpaši attiecībā uz uzņēmumiem, kuriem ir meitasuzņēmumi dažādās vietās.
Pakalpojumu un klientu uztveres viendabīgums nav viegls uzdevums, un tas prasa standartizācijas darbu. Šajā ziņā viens no instrumentiem, ko šis darbs atbalsta, ir biznesa protokols.
Bet uzņēmumā visas dienas garumā notiek daudz notikumu. Biznesa protokols noteiktā veidā ir rīks, ar kura starpniecību mēs rīkosimies noteiktās situācijās. Tādējādi, ja uzņēmums izveido biznesa protokolu, kas jāievēro, ja mašīna saplīst, šis protokols būs tas, kas iezīmē veicamās darbības scenārijā, kurā kāda no mūsu mašīnām saplīst.
Un tā daudzos citos aspektos. Iedomāsimies ugunsgrēka protokolu, kas ir ļoti labi zināms. Katram uzņēmumam ugunsgrēka gadījumā ir protokols, lai atstātu telpas, neradot apdegumus. Protokoli, izpētījuši to sagatavošanas manevrus, garantē panākumus, saskaroties ar problemātiska notikuma spontanitāti.
Tāpēc biznesa protokols ir sava veida pārbaudīts rīcības ceļvedis, kas jāievēro katrā iespējamajā scenārijā, tādējādi izvairoties no problēmām, kas var ietekmēt jebkuru mūsu uzņēmuma aspektu.
Kas ir biznesa protokols?
Atkarībā no valsts tai var būt dažādas konfesijas. Starp tiem ir procedūru rokasgrāmata, labas prakses kodekss, iekšējās instrukcijas utt.
Svarīgi ir tas, ka to visu rezultāts ir viens un tas pats: izveidojiet rokasgrāmatu, kā reaģēt uz konkrētām situācijām, vai nu ar iekšējiem, vai ārējiem klientiem.
Kādas ir procedūras, ko regulē biznesa protokols?
Atkarībā no uzņēmuma ir prasīgāki protokoli nekā citi, taču, runājot par kopējiem minimumiem, klientu apkalpošanas procedūras parasti ir atrast normālos apstākļos, konfliktu situācijās, pārdošanā, prasībās utt.
Iekšēji biznesa protokols materializē uzņēmuma organizācijas diagrammas procesus un komunikāciju starp organizācijas funkcionālajām jomām. Piemēram, tranzīts starp pārdošanu, rēķinu izrakstīšanu, krājumu uzskaiti un krājumu uzskaiti katram uzņēmumam ir atšķirīgs.
Šī procesuālā atšķirība ir noteikta biznesa protokolā.
Biznesa protokola struktūra
Biznesa protokolu var veltīt tikai klientiem un ārējai publikai, kā arī tikai sadarbības partneriem un iekšējam personālam.
Bet turklāt tas var būt jaukts dokuments, kas vienā un tajā pašā dokumentā norāda noteikumus un procedūras abām auditorijām.
Biznesa protokola struktūra iekšējām auditorijām
Tas ir paredzēts darbiniekiem un nosaka oficiālās procedūras, kas jāievēro organizācijā tās darbības laikā.
Tas ļauj pasūtīt administrāciju un iegūt izsekojamību, lai noteiktu novirzes vai kļūdas.
Biznesa protokola piemēri iekšējai auditorijai
Šeit ir daži piemēri, lai labāk izprastu šāda veida protokolus:
- Iepirkuma protokols: Procedūra preču un / vai pakalpojumu pieprasīšanai no funkcionālās zonas, piemēram, tirdzniecības zonas, uz teritoriju, kas atbild par pirkumiem, parasti iepirkuma vienību.
- Iekšējās komunikācijas protokols: Procedūra, kas izveido saziņas kanālus, kas tiek uzskatīti par formāliem, kad tiek veikta vadība starp funkcionālajām jomām vai virzība uz vadību. Piemēram, korporatīvā e-pasta, informatīvo piezīmju, citu problēmu risināšanas hierarhijas izmantošana.
- Sūdzību protokols par uzmākšanos darba vietā: Procedūra drošai sūdzībai par uzmākšanās gadījumiem darba vietā, ar kuriem cieš organizācijas darbinieki. Mērķis ir garantēt darba stabilitāti un atbalstu tiem, kas ziņo. Piemēram, anonīmi sūdzību kanāli, darba vides vienība ar neatkarīgu hierarhiju uzņēmumā, iekšējs prokurors, kurš pieņem sūdzības no darbiniekiem, nešķirojot hierarhisko varu.
Biznesa protokola piemēri ārējai auditorijai
Šeit ir daži piemēri, lai labāk izprastu šāda veida protokolus:
- Klientu apkalpošanas protokols: Procedūra, lai saņemtu, sasveicinātos, atbilstu jūsu prasībām un atlaistu klientu.
- Prasību uzmanības protokols: Procedūra, kā saņemt, uzklausīt, saturēt un piegādāt risinājumus klientiem, kuri iesniedz sūdzību par produkta kvalitāti.
- Pārdošanas protokols: Pamatprocedūra, lai saņemtu, apmeklētu, uzklausītu klientu vajadzības, virzītu, konsultētu, pavadītu un pamudinātu viņus virzīties uz pirkšanas procesu.
Biznesa protokola priekšrocības
Protokoli visās darbības jomās tiek uzņemti labi, jo tie sniedz skaidrību par to, kā rīkoties konkrētās situācijās.
Dažas no tās priekšrocībām ir šādas:
- Standartizācija: Kad protokols ir sagatavots, to var piemērot visos organizācijas filiālēs, nodrošinot, ka katrā no tām tiek ievērota pakalpojumu kvalitātes principu ievērošana.
- Zīmols: Tas ievērojami veicina uzņēmuma zīmola izveidi, jo šīs pastāvīgās darbības laika gaitā tiek uzturētas, izveidojot klientu kopienu, kas var runāt uzņēmuma vārdā un to ieteikt.
- Organizācija: Uzņēmumiem, kuriem ir protokoli, ir arī lielāka organizatoriskā kapacitāte. Tas ir tāpēc, ka ar to palīdzību var saprast katras darbības pilnīgu darbību un izcelsmi.
- Apmācība: Protokoli ļauj apmācīt jaunus līdzstrādniekus, kuri pievienojas uzņēmumam. Tās izpēte atvieglo un paātrina zināšanu procesu par viņu lomām un funkcijām, jo ļauj uzzināt organizācijas “know how”.
Biznesa protokoli ir lielisks vadības pasākums, jo tie materializē organizatorisko struktūru un nodrošina procesuālo ietvaru gan starp darbiniekiem, gan klientiem.
Ir svarīgi atzīmēt, ka protokoliem jābūt skaidriem un reāliem. Galvenokārt tāpēc, ka tie regulē procedūras starp cilvēkiem, kur katrs reaģē atšķirīgi. Šajā ziņā protokolus laika gaitā var pielāgot un / vai modificēt, lai uzlabotu un integrētu jaunas procedūras, pamatojoties uz laika gaitā gūto pieredzi.