Administratīvais personāls ir personāls, kas nodarbināts uzņēmumā un ir atbildīgs par minētā uzņēmuma administrēšanu. Tādējādi tās uzdevumos ietilpst dažādu jautājumu pasūtīšana, organizēšana un kārtošana, par kuriem tā ir atbildīga.
Tāpēc administratīvais personāls ir tie cilvēki, kuri ir veltīti uzņēmuma ikdienas vadībai un visām ar to saistītajām darbībām.
Parasti viņi atskaitās tieši vispārējai vai sekundārajai vadībai, atkarībā no viņu darba.
Administratīvā personāla galvenie uzdevumi
Administratīvā personāla uzdevumi ir dažādi, taču mēs pievērsīsimies dažiem svarīgākajiem.
- Visi, kas saistīti ar ikdienas vadību: Dokumentu noformēšana, atskaišu vai grāmatvedības piezīmju sagatavošana.
- Vadības atbalsts: Šajā gadījumā mēs varam iekļaut visas nepieciešamās darbības, lai palīdzētu vadībai ikdienas darbā. Piemēram, dokumentu sagatavošana.
- Sabiedrības uzmanība: Viņi mēdz veikt arī klientu vai sabiedrisko pakalpojumu uzdevumus. Sākot no klātienes un personalizētas līdz pat e-pasta vai digitālo platformu darbībai.
- Koordinācija ar citām nodaļām: Administratīvie darbinieki mēdz mijiedarboties starp nodaļām, lai visi būtu iegremdēti procesā, kurā iesaistīta visa organizācija.
Administratīvā personāla atlase un apmācība
Kad mums ir skaidrs administratīvā personāla jēdziens un dažādās saistības, ir pienācis laiks to izvēlēties un, ja nepieciešams, apmācīt.
Atlase
Attiecībā uz atlases procesu jāņem vērā šādi punkti:
- Pirmkārt, ir skaidri jānosaka atlases procesi, minimālā kvalifikācija un citas prasības, lai piekļūtu amatam.
- Kad šis solis ir veikts, tiek atlasīti kandidāti. Ir ērti veikt objektīvus testus, piemēram, eksāmenus, un subjektīvus, piemēram, personiskas intervijas.
- No šī brīža, kad ir izvēlēts īstais cilvēks, skaidri jānorāda, kādi būs viņu pienākumi. Turklāt jums vajadzētu zināt, kas ir jūsu tiešie priekšnieki, un sūdzību vai ierosinājumu iesniegšanas procedūras.
Veidojums
Attiecībā uz apmācību jāņem vērā sekojošais:
- Vairumā gadījumu parasti nepieciešama noteikta iepriekšēja kvalifikācija, piemēram, profesionālās apmācības cikli vai universitātes grādi.
- No otras puses, papildu apmācība darbā ir būtiska. Personālam jābūt apmācītam īpašās prasmēs, kas saistītas ar viņu stāvokli.
- Šī iemesla dēļ iepriekšēja apmācība jāapvieno ar apmācību, kas ir tieši saistīta ar veicamajām darbībām. Pirmais ir pamats, uz kura tiek izstrādāta otrā.
Administratīvā personāla piemērs
Visbeidzot, apskatīsim dažus piemērus dažāda veida organizācijās.
- Personāls, kas atbild par sabiedrības uzmanību pilsētas domē, reģionālajā vai valsts pārvaldē.
- Tie operatori, kas strādā, veicot aptaujas.
- Cilvēki, kas apkalpo klientus telefona uzņēmumā.
- Administratīvais atbalsts finanšu departamentā.
- Banku skaitītāji.
