Administratīvā procesa posmi ir plānošana, organizēšana, virzība un kontrole.
Šajā amatā mēs izstrādāsim un izskaidrosim administratīvā procesa posmus. Kā norādīts administratīvā procesa koncepcijā, mums ir jānošķir fāzes un posmi. Mehāniskā fāze (plānošana un organizēšana) un dinamiskā fāze (virziens un vadība).
Ir ļoti svarīgi saprast katru posmu secīgi. Visi posmi ir svarīgi un savstarpēji saistīti.
Administratīvā procesa posmu izklāsts
Lai to būtu vēl vieglāk saprast, mēs esam sagatavojuši šādu administratīvā procesa izklāstu:
1. Plānošana
Plānošanu veido tā daļa, kas ir atbildīga par to, lai redzētu, kā kaut kas tiks darīts. Tas ir, atbildiet uz šādiem jautājumiem:
- Ko mēs vēlamies sasniegt?
- Kas mums jādara, lai sasniegtu savu mērķi?
- Kurš būs atbildīgs par katru procesa daļu, lai sasniegtu mērķi?
- Kad un kādos apstākļos katra darbība tiks veikta?
- Kādi resursi mums ir vajadzīgi?
- Kur mēs varam iegūt resursus?
- Kādas ir šo resursu izmaksas?
- Kādas mums var būt neveiksmes un kā tās atrisināsim, ja tās radīsies?
- Ko mēs darām, saskaroties ar neveiksmi, kuru nebijām paredzējuši?
Īsāk sakot, tas ir par visu, kas mums jāizlemj, pirms sākam. Bez plānošanas mēs darbosimies bezmērķīgi. Un kā mēs to zinām, nav nozīmes skriet ļoti ātri, ja mums nav plāna.
2. Organizācija
Kad esam izstrādājuši plānu, ir pienācis laiks organizēt. Tas ir, ļoti vienkārši sakot, sadalīt uzdevumus. Kaut kā saprotiet visus jautājumus, uz kuriem esam mēģinājuši atbildēt plānošanas posmā. Šajā administratīvā procesa posmā jāatrisina daži jautājumi:
- Kādā secībā mēs rūpēsimies par uzdevumiem?
- Kurš būs atbildīgs par katru uzdevumu?
- Vai mēs uzdevumus veiksim kopā vai katrs atbildēsim par vienu lietu?
- Vai, pieņemot lēmumus, mēs tos pieņemsim demokrātiski?
- Vai hierarhija būs horizontāla vai vertikāla?
Lai gan šie jautājumi var šķist daļa no plānošanas, šeit galvenā uzmanība tiek pievērsta jēdziena izpētei. Tas ir, tā ir daļa, kas nosaka, kā viss tiek organizēts. Tas ir, kad tas darbojas, kādi organizācijas principi tiek ievēroti.
3. Adrese
Vadībai, pretēji tam, ko domā daudzi cilvēki, nav jābūt atbildīgai par vienu cilvēku. To varētu vadīt arī vadības grupa. Tomēr vadība ir atbildīga par veicamo darbu, iejaukšanos tajā, atbalstīšanu vai motivēšanu.
Tā, piemēram, režisori ir atbildīgi par projekta dalībnieku ietekmēšanu. Vai nu palīdzot viņiem, dodot viņiem alternatīvas, vai arī izvairoties no konfliktiem starp dažādām organizācijas daļām.
4. Kontrole
Kontrole ir definēta kā rezultātu uzraudzība un to mērīšana, izmantojot ticamus rādītājus. Tātad, pamatojoties uz noteikto metriku, organizācija mēģinās izsekot darbības, lai redzētu, vai tiek ievērots plānotais plāns.
Piemēram, pieņemsim, ka jūsu gada pārdošanas mērķis ir 10 000. Plānā ir noteikts, ka janvāra mēnesī ir jāveic 1000 pārdošanas apjomi, lai sasniegtu mērķi. Pārbaude, vai tiek ievēroti šie starpposma mērķi, palīdz mums kontrolēt, vai tiek sasniegts galvenais mērķis.
