Projekta darbības joma ir procesu kopums, kas nepieciešams projekta beigšanai. Šajā ziņā tādi procesi kā tā dizains, izpilde un kontrole. Darbības jomu nosaka projektā iesaistītās puses.
Kad organizācija domā par projektu, tai jāveic daži sākotnējie novērtējumi. Tas attiecas uz projekta finansiālo novērtējumu, juridisko, vides, sociālo, ekonomisko novērtējumu utt. Līdz, visbeidzot, un iegūstot labvēlīgus rezultātus šajos aprakstītajos novērtējumos, tiek nolemts sākt projektu.
Bet papildus evolūcijai projekta sākšana nozīmē arī to, kāds būs projekta darbības rādiuss, kā arī visu, kas nepieciešams tā izpildei. Šī iemesla dēļ ir svarīgi zināt tā darbības jomu un iepriekš to definēt.
Mērķu darbības joma
Projekts var būt no metodes, kā atrisināt problēmu, uzlabot organizācijas situāciju, līdz ieguldījumam, kas veikts kaut ko tādu, kas nākotnē nesīs labumu. Bet ir svarīgi zināt, ka projekts neatrisinās visus organizācijas aspektus, bet tikai tos, ar kuriem saistīti tā mērķi.
Piemēram, ja uzņēmums nolemj būvēt jaunu noliktavu krājumu glabāšanai, šis projekts atrisinās telpas, krājumu ietilpības, ražošanas (jo, ja ir vairāk vietas uzglabāšanai, tas var saražot nedaudz vairāk) un ātrākas izplatīšanas problēmas.
Tas ir saistīts ar lielāku pieejamo krājumu, kas ļaus produktus nosūtīt biežāk. Tomēr šim projektam nav jāietekmē ražoto produktu kvalitāte, jo tā mērķi ir saistīti ar krājumiem, vietu un uzglabāšanu. Bet ne iepriekšējā ražošanas ķēdē.
Ieinteresēto personu darbības joma
Projekta darbības joma ir process, kas tiek plānots kopā ar cilvēkiem, kurus interesē projekts vai nu tāpēc, ka viņi tieši tajā piedalās (inženieri, grāmatveži, uzraugi un vadītāji), vai arī tāpēc, ka viņi finansē šo projektu.
Ir svarīgi noteikt ieinteresēto personu loku, jo tas nosaka, kā un kad viņi piedalīsies projektā.
- Inženieri projektēšanas un uzraudzības posmā.
- Grāmatveži izpildes laikā, lai kontrolētu izdevumus;
- Uzraugi uzdevuma izpildes posmā
- Un ieguldītāji pirms, laikā un pēc tam, bet tikai pārskatatbildības nolūkos.
Tas ļauj projektam neiejaukties pārmērīgi ar personīgu atzinību, atstājot katram dalībniekam iespēju piedalīties tā, kā tas viņiem atbilst.
Darbību apjoms
Projekta aktivitātes, sākot no tā iecerēšanas, projektēšanas, izpildes fāzes līdz noslēguma fāzei, jānosaka no saraksta un turpmākās programmēšanas ar attiecīgajiem vadītājiem, nepieciešamajiem finanšu un darbības resursiem. Šajā ziņā katra posma labākai uzraudzībai var izmantot Ganta diagrammu vai projektu vadības programmatūras rīkus.
Darbību apjoms savukārt ļauj norobežot projekta laiku, nepieciešamos cilvēkus un finanšu un nefinanšu resursus tā izpildei.
Vai projekta darbības jomu var mainīt?
Protams, jā. Un ļoti iespējams, ka projektam ir nepieciešamas izmaiņas tā darbības jomā, jo ir ļoti grūti noteikt pilnīgi pārliecinošu bāzes līniju, jo darbības un resursi tiek plānoti, nezinot iespējamās iespējas.
Šajā ziņā ir svarīgi, lai visas ieinteresētās puses atkal piedalītos projekta darbības jomas modifikācijās, lai sniegtu savu piekrišanu un būtu informētas par jauno plānošanu un pielāgojumiem.
Tomēr tā nav laba zīme, lai veiktu pārāk daudz izmaiņu projekta darbības jomā, jo tas parāda, ka bija daudz aspektu, kas netika prognozēti. Tāpēc tas ir tehniskās plānošanas nespēja cēlonis.
Šajā ziņā ir ieteicams, lai pētot projekta apjomu, ja ieinteresētajām pusēm nav pietiekami daudz pieredzes, lai to definētu, tiktu iesaistīts eksperts attiecīgajā jomā vai līdzīgos projektos, lai sniegtu atzinību un ieteikumus. Arī tādā veidā mēs varam samazināt riskus, kas saistīti ar pastāvīgu projekta pārveidošanu. Ja tā, tad ar to mēs patērētu vairāk resursu, vienlaikus pagarinot to pabeigšanas un ieguvumu saņemšanas laiku.
Pienākumi projekta ietvaros
Vadības kontroles princips ir izveidot cilvēkus, kas atbild par katru stratēģisko līniju. Tādējādi projekta vadībā ir svarīgi zināt, kurš būs atbildīgs par katru posmu. Tādā veidā var pieprasīt ziņojumus, lai sekotu līdzi projekta vadībai. Turklāt mēs varēsim uzzināt, vai tas tiek pareizi izpildīts projekta cikla laikā.
Atbildīgie ir tie, kas varēs brīdināt, ja ir nepieciešams pagarināt laiku, palielināt resursus vai cilvēkus.
Īsāk sakot, projekta darbības joma ir provizoriska laika, resursu, cilvēku, mērķu un sagaidāmo projekta struktūra, kas tiek izstrādāta kopā ar cilvēku grupu, kas tajā piedalās un / vai gūs no tā labumu.
Lai gan projekta darbības joma var tikt pārveidota, ieteicams to plānot elastīgi un reāli ņemot vērā tā izpildi un rezultātus. Tā mērķis nav ciest vilšanos, kas nav paredzēta ar pietiekamu tehnisko stingrību.