Izpildu ziņojums vai kopsavilkums ir rakstisks vai mutisks dokuments, kurā apkopoti garāka ziņojuma galvenie punkti. Izpildu ziņojuma mērķis ir apkopot svarīgākos garāka pārskata aspektus, padarot projekta vai uzņēmuma vadību vieglāk lasāmu.
Tāpēc izpildu ziņojums ir dokuments, kas parasti tiek pievienots garākam ziņojumam. Tas, ka tā saņem izpilddirektora vārdu, ir saistīts ar faktu, ka šis ziņojums ir vērsts uz uzņēmuma vai projekta virzību.
Izpildu ziņojumā ir ietvertas garākā ziņojuma galvenās idejas, kā arī ieteikumi vai darbības virzieni. Tā mērķis ir, lai vadība varētu plaši izprast ziņojumu, nelasot garāko ziņojumu.
Šī iemesla dēļ izpildu ziņojumu daudzos gadījumos dēvē arī par “kopsavilkumu”. Tas ir pievienots garākajam dokumentam, un kopija tiek piegādāta katrai no ieinteresētajām pusēm.
Akadēmiskajā darbā kopsavilkums būtu “abstrakts”.
Izpildu ziņojuma struktūra
Katrā ziņojumā ir jāievēro struktūra. Tomēr šī struktūra rada atšķirības, ciktāl ziņojumā ir aplūkots viens vai otrs jautājums.
Šī iemesla dēļ vispārīgā struktūra, ko iesniegtu reāls šāda veida ziņojums, ir parādīta zemāk:
- Īss ievads.
- Svarīgākie ziņojums.
- Secinājumi un ieteikumi.
Šis ziņojums kā pielikums un galvenais ziņojums tiek piegādāts tiem, kurus interesē projekts.
Izpildu pārskata raksturojums
Attiecībā uz šāda veida ziņojumu raksturojumu mēs varētu uzsvērt sekojošo:
- Tas ir praktisks dokuments.
- Izmantojiet skaidru un objektīvu valodu.
- Izceliet pārskata svarīgākos elementus.
- Īsumā apkopojiet galvenās idejas.
- Ziņojumam jābūt darbspējīgam un funkcionālam.
- Parasti tie ir vērsti uz uzņēmuma vadību.
- Tas nedrīkst pārsniegt 2/3 lappuses.
Kas attiecas uz ziņojuma ilgumu, mums jāzina, ka tas mainīsies atkarībā no ieinteresētās puses prasībām. Tomēr pārskatā nedrīkst būt vairāk par 2 vai ne vairāk kā 3 lappusēm.
Izpildu ziņojuma piemērs
Izpildu ziņojums ir ļoti izplatīts dokuments. Citiem vārdiem sakot, sabiedrība ir bijusi kontaktā un visu mūžu ir lasījusi, iespējams, nemanot, tehniskos ziņojumus.
Šajā ziņā kopsavilkums, kas mums jāiesniedz, pievienots maģistra grāda projektiem - it īpaši tajos, kas saistīti ar uzņēmumu vai projektu vadību - ir kopsavilkums. Tādējādi runa ir par pētījuma galveno ideju atklāšanu.
Tādā pašā veidā, kad mēs strādājam uzņēmumā, kurā mums tiek uzdots izstrādāt projektu, kopsavilkums, ko mēs sniedzam vadībai, lai viņi, neizlasot mūsu ziņojumu, būtu par visu informēti, ir izpildu ziņojums.
Kā redzam, ir daudz piemēru, taču ziņojumā visos gadījumos ir viens un tas pats mērķis: atvieglot mūsu pētījumu lasīšanu un izpratni potenciālajām ieinteresētajām pusēm.