Oficiālā organizācija ir tā, kas tiek plānota un kurā tiek izveidots noteikumu, struktūru un procedūru kopums, kas ļauj pasūtīt organizācijas darbības.
Oficiālās organizācijas pamatā ir darba dalīšana, dažādu autoritātes līmeņu noteikšana un komunikācijas kanālu izveide starp darba ņēmējiem.
Tās struktūru un vadlīnijas plāno organizācijas administratori, un tās parasti atspoguļo dokumenti, standarti, procesi un organizācijas diagrammas.
Attiecības ārpus oficiālās organizācijas tiek uzskatītas par neformālām organizācijām, kas spontāni rodas starp kolēģiem.
Oficiālās organizācijas komponenti
- Precīzi definēts noteikumu un procedūru kopums: Kas iepriekš ir izstrādāti, lai iegūtu kādu mērķi vai mērķi.
- Mērķi un stratēģijas: Tiek definēti īstermiņa un ilgtermiņa mērķi, kā arī stratēģijas to sasniegšanai.
- Simboliskais statuss: Struktūra piešķir dalībniekiem noteiktu statusu atkarībā no viņu stāvokļa un relatīvās varas.
- Noteiktas darbības: Organizācija nosaka katra organizācijas locekļa darbību. Ir noteikti pienākumi un ierobežojumi.
- Sakaru kanāli: Ir noteikti saziņas kanāli, kuriem jāatbilst organizācijas hierarhijai un procedūrām.
- Koordinācijas procedūras: Ir noteiktas procedūras un mehānismi dažādu organizācijas locekļu darbību koordinēšanai.
Oficiālās organizācijas izcelsme
Šāda veida organizācijas izcelsme ir īpašnieku un administratoru izveidots dizains, kas cenšas noteikt stratēģijas, lai veiksmīgi sasniegtu savus mērķus.
Šo organizāciju nosaka vismaz trīs galvenie elementi:
- Darba dalīšana: Tas sastāv no darba sadalīšanas vairākās pamatdarbībās, lai darbinieki varētu specializēties un tādējādi būt produktīvāki.
- Departamentizācija: Tas sastāv no dažādu departamentu izveidošanas vienā organizācijā, lai katrs no viņiem būtu atbildīgs par noteiktu darbību vai mērķi. Piemēram, mārketinga nodaļa vai sabiedrisko attiecību nodaļa. Organizācijai pieaugot, departamenti kļūst sarežģītāki, un parasti tiek izveidoti dienvidu departamenti vai apakšnodaļas.
- Kontrole: Sastāv no mehānismu izveidošanas, lai kontrolētu un izmērītu organizācijas darbības attīstību.
Neformālās un formālās organizācijas attiecības
Neformālā organizācija var papildināt vai stiprināt oficiālo organizāciju, izmantojot labas attiecības un sadarbību starp organizācijas locekļiem. Tomēr neformālā organizācija var arī vājināt formālo. Tas notiek, kad skaudība, antagonisms vai kad neformālā loma ir spēcīgāka par formālo.
Piemērs, kurā oficiālais nesakrīt ar neformālo, ir gadījums, kad saskaņā ar izveidoto organisko struktūru ir nodaļas vadītājs, bet praksē visi ievēro citas personas idejas un direktīvas, kas, kaut arī viņiem nav priekšnieks, ir ļoti spēcīga personība un vadība.
Formālās organizācijas piemērs
Šajā attēlā mēs varam redzēt organizācijas shēmu, kas veidota kā daļa no uzņēmuma oficiālās organizācijas:
