Projekta vadība ir process, kas nodrošina projekta izstrādi no sākuma līdz beigām ar visiem piešķirtajiem resursiem un paredzētajā laikā.
Projektu vadība ir disciplīna, kas apgūta galvenokārt no pieredzes. Pretēji tam, kas notiek ar biznesa vadību kopumā, nav tik daudz saistītās bibliogrāfijas.
Un tas ir tas, ka projektiem var būt dažāda rakstura; komerciāla, vides, juridiska, izglītojoša utt. un katrai jomai ir noteikti ierobežojumi un faktori, kas varētu ietekmēt projekta sākotnējā noformējuma izmaiņas, pagarinot laiku vai resursus.
Projekta vadības funkcijas
Definīcijā to norādīt ir grūti, taču to varētu vienkāršot šādi.
Projektam ir mērķis, kas jāsadala vairākos konkrētākos. Jā, ļoti līdzīgs izmeklēšanai, taču šajā gadījumā katram konkrētajam mērķim jābūt vismaz šādām sastāvdaļām:
- Izpildes laiks.
- Izpildes mērķis.
- Saistītie resursi.
- Izpildes grafiks (piemēram, no marta līdz decembrim, iekļaujot visas dienas, kas nav darba dienas, piemēram, brīvdienas un svētku dienas).
- Uzraudzības rādītāji.
- Atbildīgs par šo mērķi.
Ļoti noderīgs rīks projekta vadībai ir Ganta diagramma, kas ļauj grafiski vizualizēt projektu, sadalot katru tā posmu krāsainos.
Vēl viens ļoti svarīgs punkts ir pastāvīga uzraudzība un ārkārtas rīcības plāns katram gadījumam.
Projektējot projektu, ir lietderīgi izveidot sarakstu ar iespējamiem riskiem un pasākumiem, kas jāveic, lai tos realizētu. Tas ļaus jums rīkoties ātri, neimprovizējot.
Nepārtraukti skatieties uz aktivitātēm un budžetu
Darbību izpildei jābūt saskaņotai ar līdzšinējo budžeta procentuālo daļu, tāpēc ir svarīgi noteikt posmus. Piemēram, projekts ar trim posmiem:
- 1: No marta līdz jūnijam 30% no aktivitātēm un 20% no budžeta
- 2: No jūnija līdz septembrim 50% no aktivitātēm un 50% no budžeta
- 3: No oktobra līdz decembrim 100% no aktivitātēm un 100% no budžeta
Ņemot vērā iepriekš minēto, būtu bīstami, ja, piemēram, 2. posmā būtu veikti tikai 40% darbību un tomēr iztērēti 50% budžeta. Tas atstāj resursu samazinājumu par 10%, kas jākoriģē, atstājot projektu neaizsargātu pret turpmākām izmaiņām.
Vēl viens šī piemēra lasījums ir tāds, ka pēdējā ceturtdaļa ir ļoti veikls un intensīvs izpildījums, jo puse no projekta ir izstrādāta, tāpēc ir ļoti svarīgi to uzraudzīt.
Parasti ir tendence domāt, ka projekti ir proporcionāli izpildīti. Tas ir, darbības tiek sadalītas taisnīgi visā periodā, bet patiesībā tas būs atkarīgs no izpildītā projekta veida.
Ja tas ir izglītības projekts, loģiski, ka tas jāpielāgo mēnešiem, kuros skolēni mācās skolā, atstājot atvaļinājuma mēnešus brīvus vai ar mazāk aktivitātēm.
Vēl viens svarīgs piemērs ir saistīts ar laika apstākļiem. Piemēram, būvniecības projekti ziemas mēnešos kavējas, jo lietavas vai aukstums izraisa pārmaiņas un ārkārtas situācijas.
Īsāk sakot, projekta vadībai ir nepieciešams iepriekšējs novērtējums finanšu, tehniskajā, vides, juridiskajā un komunikācijas jomā, lai redzētu, kāda būs tā ietekme uz vidi vai kādus triecienus tā varētu ciest attīstības laikā.
Tāpēc katru reizi, kad projektus veido daudznozaru grupas, kas sniedz zināšanas no dažādām jomām, lai mazinātu nenoteiktību un sasniegtu vēlamo izpildi paredzētajā laikā. Tas galu galā būtu veiksmīga projekta vadība.