Procesu vadība ir pieeja, kas organizāciju uzskata par saistītu un savstarpēji saistītu procesu tīklu. Tādēļ tas ir veids, kā pārvaldīt organizāciju, pamatojoties uz veiktajiem procesiem.
Neapšaubāmi, process ir darbību secība, kuras mērķis ir pievienot ieguldījumu vērtībai, lai sasniegtu rezultātu vai rezultātu. Visai produkcijai jāatbilst uzņēmuma iekšējā vai ārējā klienta vajadzībām vai prasībām.
Protams, jebkuram procesam, neatkarīgi no tā, vai tas ir vienkāršs vai sarežģīts, liels vai mazs, ir jābūt ievadam, transformācijai un izejai. Ievads ir jebkurš resurss vai ievade, kas jāpārveido. Pārveidošana ir darba process, kas pievieno pievienoto vērtību un iegūst rezultātu. Rezultāts ir galīgais rezultāts, piemēram, prece vai pakalpojums, kas spēj apmierināt vajadzību.
Turklāt uz procesu vērsta vadība ir pretstatā tradicionālajai uz funkcijām balstīto organizāciju struktūrai. Pamatideja ir pievienot vērtību iekšējiem un ārējiem klientiem. Šī iemesla dēļ tiek meklēti visu procesu nepārtraukti uzlabojumi, izmantojot to identifikāciju, aprakstu un dokumentāciju.
Kā uzzināt, vai darbība ir process?
Faktiski ne visas uzņēmumā veiktās darbības var uzskatīt par procesu. Lai uzskatītu darbību par procesu, jums:
1. Ir skaidra misija un mērķis
Katrai darbībai, kas klasificēta kā process, jāatbild uz organizācijas noteikto misiju un mērķiem. Šīm darbībām jāatbild uz to, ko uzņēmums sagaida.
2. Darbībai jābūt precīzi definētai
Visiem organizācijas locekļiem precīzi jāzina, kā jāveic katrs process. Pat tad, kad tiek pieņemts jauns darbinieks, varat piekļūt dokumentētiem avotiem, kas norāda, kā katra darbība tiek veikta.
3. Tajā jābūt ieejām un izejām
Protams, katram procesam ir jābūt izejvielu vai izejvielu ievadam, kas jāpārveido par gala rezultātu. Šis rezultāts ir tā dēvētais procesa rezultāts, kas pievieno vērtību iekšējiem un ārējiem klientiem.
4. Var identificēt piegādātājus, klientus un gala produktu
Protams, piegādātāji būs visi tie, kas piegādā izejvielas vai izejvielas procesa veikšanai. Klients būs radītās preces vai pakalpojuma saņēmējs. Kamēr galaprodukts ir procesa radītās vērtības rezultāts.
5. Darbību var iedalīt uzdevumos vai apakšprocesos
Katram procesam var būt viens vai vairāki uzdevumi, kurus veiks viens vai par to izpildi atbildīgo cilvēku grupa.
6. Var dokumentēt
Visas šīs darbības var dokumentēt, izmantojot procesa vadības metodoloģiju, nosakot laiku, resursus un izmaksas. Viss šis dokumentētais ieraksts nodrošina atbilstību kvalitātes standartiem.
7. Ir pienākumu piešķiršana
Protams, process tiek sadalīts uzdevumos, kas jāveic departamentā vai vairākos uzņēmuma departamentos. Katrai darbībai vajadzētu pievienot pievienoto vērtību iekšējiem klientiem, ja mēs runājam par apakšprocesu, vai par ārēju, ja tas ir procesa beigu posms. Katrā solī jābūt personai, kas atbild par katru izeju.
Kāpēc ir svarīgi balstīties uz procesu?
Ir loģiski pieņemt, ka procesu vadība definē procesus, kas jāveic iepriekš strukturētā veidā, pastāvīgi tos pārskatot, lai atrastu uzlabojumu iespējas. Tas, jo, ja organizācijas procesi tiek nepārtraukti uzlaboti, tas palīdz uzlabot organizācijas kopējo funkciju.
Patiešām, koncentrēšanās uz procesiem ļauj visaptveroši apskatīt uzņēmuma darbību kopumā un globāli. Tas arī atzīst, ka uzņēmumam ir jābūt horizontālai struktūrai, lai pilnībā reaģētu uz procesa ciklu.
Turklāt visi procesi meklē klientu apmierinātību. Runājot par mikroprocesu, tas ietver tikai iekšējos procesus, kas apmierina iekšējo klientu vajadzības. Tagad makro process ietver gan iekšējos, gan ārējos procesus, lai apmierinātu organizācijas iekšējos un ārējos klientus.
Līdzīgi, koncentrējoties uz procesiem, uzņēmums varēs sasniegt konkurences priekšrocības, jo šāda veida administrēšana piešķir prioritāti klientu apmierinātībai. Tas nozīmē, ka uzņēmumi ir spiesti maksimāli palielināt savu efektivitāti. Līdz ar to ir svarīgi, lai organizācijas censtos nepārtraukti uzlabot savus procesus un, savukārt, visu uzņēmumu, piedāvājot labākus risinājumus klientu problēmām.
Procesu vadības priekšrocības
Procesu vadībai ir šādas priekšrocības:
1. Samaziniet nevajadzīgas iekšējās izmaksas
Sākumā uzņēmums var samazināt nevajadzīgas izmaksas savos procesos, jo tas var novērst uzdevumus vai darbības, kas nerada pievienoto vērtību. Tāpēc, ja tiek novērsti nevajadzīgi soļi, tiek izslēgtas arī izmaksas.
Novēršot darbības, kas nerada pievienoto vērtību, process kļūst precīzāks, un uzņēmums var vairāk koncentrēties uz klientu prasību, vajadzību un cerību izpildi. Kopā tas ietaupa tādus resursus kā laiks, nauda un cilvēku pūles.
2. Saīsiniet piegādes laiku
Pēc tam izpildes laiku vai izpildes laiku var saīsināt, nosakot procesa cikla dīkstāvi. Šī iemesla dēļ procesi tiek izslēgti un racionalizēti.
3. Uzlabo kvalitāti un servisu, ko uztver klients
No otras puses, uzlabojot piedāvāto kvalitāti un pakalpojumus, klients labāk apmierina viņu vajadzības. Liekot klientiem patīk uzturēt attiecības ar uzņēmumu.
4. Iekļaut papildu apkalpošanas darbības
Tāpat šī pieeja ļauj ļoti viegli pievienot papildu klientu apkalpošanas priekšrocības. Šiem pakalpojumu kopumiem ir zemas izmaksas, un klients tos viegli uztver.
Organizāciju raksturojums, kas izmanto procesu vadību
1. Process dominē pār struktūru
Pirmkārt, uzņēmumi, kas izmanto procesu vadību, uzskata, ka uzņēmuma struktūra ir nekas cits kā infrastruktūra procesu veikšanai. Tāpēc tie piešķir procesiem atbilstību, un stratēģijas tiek izstrādātas, balstoties uz procesiem.
2. Tās organizācija ir transversāla
Otrkārt, procesu vadība liek organizācijām sevi konfigurēt kā procesu un apakšprocesu kopumu vai sistēmu, kas ļauj sasniegt mērķus. Visu procesu galvenais mērķis ir radīt vērtību klientam.
3. Informācijas izmantošana
Treškārt, organizācijas augstu vērtē informāciju par dažādiem procesiem un darbībām, kas jāveic. Pastāvīga informācijas plūsma ir būtiska, lai veiksmīgi darbotos visos procesos un uzņēmuma vispārējā darbībā.
4. Viņi ir vērtības ģeneratori
Visbeidzot, organizācijas, kas izmanto pārvaldību procesos, ir vērtību ģenerētāji. Tā paša iemesla dēļ, ka tā ir balstīta uz procesu, katra produkcija ir pievienotā vērtība, ko nodrošina viņu piedāvātie produkti un pakalpojumi. Un tas ir jebkura procesa pamatmērķis.
Procesu pārvaldības soļi
Svarīgākie soļi procesa vadības ieviešanā ir:
1. Informācija, apmācība un dalība
Procesu vadība ir jauns vadības veids. Tāpēc pirms procesu ieviešanas ir svarīgi, lai visi būtu informēti un apmācīti. Turklāt ikviens ir jāinformē par mērķiem, kuru mērķis ir process, kādi ir tā posmi un kāda sadarbība ir nepieciešama.
2. Procesu identificēšana
Protams, ir skaidri jāidentificē procesi. Tāpēc jāsastāda visu veikto procesu saraksts. Katram procesam jābūt:
- Vārds.
- Darbības un soļi, kas jums jāveic.
- Procesa karte.
3. Attiecīgo procesu atlase
Jāatzīmē, ka attiecīgie procesi ir tie, kas rada vislielāko vērtību un ir ļoti svarīgi, lai uzņēmums veiktu efektīvi. Šī iemesla dēļ tiem ir būtiska ietekme uz uzņēmuma stratēģiskajiem mērķiem.
4. Izveidojiet atbildīgu
Kad attiecīgie procesi ir identificēti, tiem tiek piešķirts vadītājs. Atbildīgajai personai jābūt atbildībai un autonomijai, kas nepieciešama stratēģisko mērķu sasniegšanai.
5. Procesu analīze un problēmu noteikšana
Katrs process tiek analizēts neatkarīgi no tā, vai tas atbilst izvirzītajiem mērķiem. Ja kāds no viņiem tiem neatbilst un rada problēmu, tie ir atbilstoši jāpārveido.
6. Problēmu labošana
Kad ir identificētas problēmas, kas visvairāk ietekmē mērķus un klientus, tām tiek meklēts risinājums. Tas, nosakot darbības, kas jāveic, lai neietekmētu procesa un organizācijas darbību kopumā.
7. Rādītāju izmantošana
Visbeidzot, periodiski tiks vērtēti procesi. No šī novērtējuma būs atkarīgs, vai tie atbilst ierosinātajiem rādītājiem. Rādītāji ir ļoti svarīgi, lai analizētu procesu reālo veiktspēju un spētu noteikt vājās vietas. Tas viss, lai piemērotu korektīvus pasākumus.
Noslēgumā var teikt, ka procesu vadība palielina organizāciju efektivitāti. Tas tāpēc, ka tā panākumi būs atkarīgi no tā, vai process tiek pienācīgi izpildīts, un tam jābūt skaidri dokumentētam. Bet galvenokārt tiem jābūt vērstiem uz vērtības radīšanu klientam.