Administratīvais process ir posmu kopums (plānošana, organizēšana, virzība un kontrole), kuru mērķis ir pēc iespējas efektīvāk sasniegt uzņēmuma vai organizācijas mērķus.
Vēl vienkāršāk sakot, administratīvo procesu veido virkne posmu, kas mums palīdzēs sasniegt izvirzītos mērķus. Administratīvais process ir nepārtraukts. Runa nav par katra posma veikšanu, un viss beidzas ar to. Kad viens cikls beidzas, tas pāriet uz nākamo. To parasti izmanto uzņēmuma vispārējam mērķim, konkrētiem mērķiem vai pat nelieliem projektiem.
Anrī Fajols bija administratīvā procesa radītājs. No tā izriet 4 posmi, kas veido administratīvo procesu:
- Plānot.
- Organizēt.
- Svins.
- Kontrole.
Fayol šie četri posmi bija būtiski labas vadības vadībai. Katrai vadības komandai tie jāapgūst un jāņem vērā visos projektos. Tomēr Fajols savās idejās nekad nebija ekstrēms, un viņa darbā jūs varat lasīt, kā viņš atstāja vietu elastībai un adaptācijai. Tādējādi klasiskās administrācijas teorijas piekritēji ir pabeiguši, pilnveidojuši un pielāgojuši administratīvo procesu dažāda veida uzņēmumiem, kas dzimuši pēdējo desmitgažu laikā.
Uzņēmuma mērķiAdministratīvā procesa izcelsme
Mēs esam parādā administratīvā procesa izcelsmi Henrijam Fajolam. Apmēram 1916. gadā, pēc 50 gadiem kalnrūpniecības uzņēmuma vadītāja amatā, Fajols izdeva grāmatu "Administration Industrielle et Générale". Spāņu valodā tas būtu kaut kas līdzīgs «Rūpniecības un vispārējās pārvaldes».
Šajā grāmatā viņš, balstoties uz savu pieredzi, izstrādāja visu savu teoriju. Fajols savā darbā uzsvēra dažādos vadības līmeņus, administratīvās funkcijas un pareizas pārvaldības principu sarakstu.
Tomēr ir vērts pieminēt, ka visatzītākie no visiem viņa darbiem ir viņa principi. Konkrēti 14 pareizas administrēšanas principi.
Administratīvā procesa raksturojums
Administratīvajam procesam ir daudz īpašību un īpatnību atkarībā no uzņēmuma, kas to izstrādā, mēs minam visbiežāk sastopamos:
- Tas sastāv no četriem savstarpēji saistītiem posmiem.
- Tai jāaptver visi mērķi, kas ar to jāsasniedz.
- Visi tie darbinieki, kuri piedalīsies procesā, ir jāinformē par to pašu.
- Tās mērķis ir izveidot plānu, lai pēc iespējas optimizētu katru administratīvajā procesā iekļauto darbību.
- To var izmantot jebkurš uzņēmums neatkarīgi no tā īpašībām.
- To veic ar iepriekš noteiktu laika horizontu. Tādā veidā tas piedāvā zināmu elastību, lai to pielāgotu apstākļiem.
Administratīvā procesa posmi
Definīcijā mēs esam teikuši, ka administratīvo procesu veido virkne posmu: plānošana, organizēšana, virzība un kontrole. Šajā sadaļā mēs tos izstrādāsim un izskaidrosim. Protams, pirmkārt, ir ērti zināt, kā šīs divas fāzes ir atdalītas:
- Mehāniskā fāze: Mehānisko fāzi veido plānošana un organizēšana. Mēs varētu teikt, ka tā ir statiska procesa sastāvdaļa.
- Dinamiskā fāze: Savukārt dinamisko fāzi veido virziens un vadība. Šajā ziņā vārds dinamisks attiecas uz kustību.
Tas ir, kad mēs esam plānojuši un organizējuši, mums ir jāizpilda un jāķeras pie darba.
Jebkurā gadījumā svarīgāk par atšķirību starp mehānisko un dinamisko ir zināt dažādos posmos, kas to veido:
- Plānošana: Mēģiniet ieplānot veicamos uzdevumus un atrisiniet attiecīgos jautājumus, kas tiks izpildīti vēlāk.
- Organizācija: Ideja ir redzēt, kurš būs atbildīgs par katru uzdevumu, kādā secībā un kāda struktūra projektam būs tā izpildē.
- Virziens: Vadība ir atbildīga ne tikai par nosūtīšanu, bet arī par palīdzību, atbalstu un iejaukšanos visos konfliktos, kas rodas mērķu sasniegšanā.
- Kontrole: Kontroles pamatā ir uzticamas metrikas pārraudzība, kas ļauj pārraudzīt, vai tiks sasniegti lielākie mērķi.
Detalizēti skatiet administratīvā procesa posmus
Administratīvā procesa nozīme
Administratīvajam procesam ir būtiska loma uzņēmuma vadībā. Tas paredz ceļa karti, kas jāievēro noteiktā laika posmā, lai sasniegtu vadības izvirzītos mērķus.
Tādā veidā visu administratīvajā procesā noteikto posmu ievērošana ļaus organizācijai palielināt savu efektivitāti, kad runa ir par piedāvāto mērķu sasniegšanu. Šis process nozīmēs patērēto resursu skaita samazināšanos. Šī iemesla dēļ šos ietaupītos resursus var izmantot citām darbībām, kas ir izdevīgas uzņēmumam.
Starp priekšrocībām, kuras varam izcelt administratīvajā procesā, mēs izceļam sekojošo:
- Tas ļauj uzņēmumam visu laiku plānot nākotni.
- Tiks noteiktas darbības, kas jāveic katrā no iespējamajiem scenārijiem.
- Tas skaidri nosaka mērķus, kas noteiktam uzņēmumam ir īstermiņā, vidējā termiņā un / vai ilgtermiņā.
- Resursi tiek maksimāli optimizēti
- Izvairieties no liekiem izdevumiem, kas iepriekš nebija domāti.
- Tas var palielināt produktivitāti, jo uzlabo koordināciju starp komandas locekļiem.
Visbeidzot jāatzīmē, ka perfekti izstrādāts administratīvais process novērsīs notikumu parādīšanos, kas pārkāpj vadītāju shēmas. Līdz ar to tiks samazināts improvizēto pasākumu skaits, kas var novest pie lēmumiem, kas kaitē uzņēmuma darbībai.
Administratīvā procesa piemērs
Piemēram, pieņemsim, ka mēs esam alpīnisti. Mūsu mērķis ir sasniegt piecu augstāko kalnu virsotni pasaulē. Mērķis ir skaidrs, bet mums ir nepieciešams process, lai sasniegtu savus mērķus pēc iespējas drošāk. Tas ir, neapdraudot mūsu veselību.
Tāpēc mums būs vajadzīgs process, lai sasniegtu savu galveno mērķi: sasniegt piecas virsotnes. Lai gan katra virsotne ir atšķirīga, savukārt mēs sekosim posmu virknei, lai sasniegtu katru virsotni (starpmērķi). Mēs šo posmu sēriju, kas ir izplatīta mērķu sasniegšanā, saucam par administratīvo procesu.
Šajā ziņā jebkuram uzņēmumam vai organizācijai, kas plāno sasniegt mērķus, jāpiemēro administratīvais process. Bez administratīvā procesa ir ļoti grūti sasniegt izvirzītos mērķus. Gandrīz neiespējami. Vai jūs varat iedomāties kāpšanu Everestā, neko neplānojot, bez apmācības un viss ārpus kontroles? Pareizi? Tas pats notiek biznesā.
