Plānošana ir pirmais solis administratīvajā procesā. Plānošana sastāv no stratēģiju noteikšanas, kas palīdz sasniegt iepriekš izvirzītos mērķus.
Principā plānošana ir instruments, ko izmanto vadībā, lai izvirzītu mērķus un izvēlētos līdzekļus to sasniegšanai. Tas ļauj sekot konkrētai un noteiktai rīcībai. Plānojot, jūs varat noteikt, kas tiks darīts, kā tas tiks darīts, kur un kad tas tiks darīts un cik tas mums maksās.
Tāpat šis plānošanas rīks ļauj mums pašreizējā brīdī izlemt, ko mēs darīsim nākotnē. Vispirms tiek definēta problēma, pēc tam analizēta pagātne un sastādīts plāns, kas mums jāievēro.
Plānošanas darbības
Katrs uzņēmums vai organizācija pastāv, lai sasniegtu noteiktu mērķi. Tāpēc misijai ir jāpamato iemesls, kāpēc uzņēmums šobrīd atrodas. Kaut arī vīzija norāda, kāds uzņēmums cer būt nākotnē.
Tāpēc skaidra uzņēmuma misijas, redzējuma un vērtību definīcija nosaka klientu tipu, kurus tas apkalpo, piedāvātos produktus un apmierinātās vajadzības. Plānošanai jāatbilst šiem organizācijas pamataspektiem.
Galvenie soļi, kas jāievēro plānošanas procesā, ir:
1. Novērtējiet pašreizējo situāciju
Pirmkārt, situācijas novērtējumā jāiekļauj uzņēmumam vissvarīgāko faktoru analīze. Šie faktori var būt ekonomiskie rādītāji, tirgus tendences, konkurence un uzņēmuma resursi.
Tas ir, plānošana sākas no organizācijas vides. Tādējādi tiek noteikts uzņēmuma mērķis un definēti īstermiņa, vidēja termiņa un ilgtermiņa mērķi, kurus paredzēts sasniegt. Cenšoties izmantot iespējas un izvairīties no vides draudiem.
2. Mērķu un uzdevumu definēšana
Otrkārt, mērķi un uzdevumi nosaka vissvarīgākās lietas, ko organizācija cer sasniegt īstermiņā, vidējā termiņā un ilgtermiņā. Mērķiem jābūt skaidri definētiem, tāpēc tiem jābūt reāliem, izmērāmiem un atbilstošiem organizācijai.
Protams, mērķi ir kopīgie punkti, pie kuriem jāstrādā visiem uzņēmuma darbiniekiem. Kļūšana par galvenajiem punktiem, kas virza cilvēku rīcību un aktivitātes.
3. Sagatavojiet rīcības plānu
Treškārt, lai sasniegtu mērķus, ir jānosaka rīcības plāns. Rīcības plānā ir norādītas konkrētas darbības, kas jāveic, lai sasniegtu mērķus. Šīs konkrētās darbības var būt arī stratēģijas vai taktika, kas jāveic, lai izpildītu plāna mērķus.
4. Resursu piešķiršana
Ceturtkārt, plāna izpildei nepieciešamie resursi var būt cilvēku, finanšu, fiziskie un materiālie. Šie resursi jāpiešķir saskaņā ar plānošanā ietvertajām darbībām vai darbībām.
Šie resursi noteikti būs efektīvi jāorganizē plānošanas procesā. Tāpat visā plāna izpildes laikā ir jāuztur kontroles process.
5. Izpildiet plānu
Piektkārt, izpilde ietver rīcības plāna īstenošanu. Lai to izdarītu, ir nepieciešams deleģēt pilnvaras, tādā pašā veidā piešķirt uzdevumus un atbildību plāna mērķu sasniegšanai. Plāna izpildes laikā pēc vajadzības var sniegt atgriezenisko saiti.
6. Kontrole
Visbeidzot, plānošanas procesā ir nepieciešama kontrole, lai varētu sasniegt izvirzītos mērķus. Šī iemesla dēļ ir jāveic turpmāki pasākumi par to, kā tiek veiktas darbības un kā tiek sasniegti mērķi.
Plānošanas principi
Svarīgākie plānošanas principi ir:
1. Precizitāte
Galvenokārt, veicot plānošanas procesu, tam jābūt pēc iespējas skaidrākam un precīzākam. Tā kā plānā ir jāparedz konkrētās veicamās darbības. Tāpēc tam jābūt pēc iespējas specifiskākam, lai tas nebūtu izkliedēts vai pārāk vispārīgs. Tādā veidā būs iespējams panākt, ka mērķi tiek sasniegti ar efektivitāti un lietderību.
Tāpat precizitāte ļauj izvairīties no improvizācijas vai neskaidras izpildes. Lai plāns darbotos, tam jābūt balstītam uz reāliem datiem un precīziem un precīziem pamatojumiem.
2. Elastīgums
Organizācijas, protams, vienmēr mainās, tāpēc plānošanai jābūt elastīgai, lai viegli pielāgotos izmaiņām. Tāpēc tai jāspēj pielāgoties izmaiņām, kas var notikt pēc plāna sastādīšanas.
Katram plānam neparedzētās situācijās ir jābūt nedaudz brīvam. Atrodiet jaunas darbības vadlīnijas, kas ļauj pielāgoties jaunām situācijām.
3. Vienotība
Ir svarīgi atzīmēt, ka, lai gan katrai organizācijas nodaļai ir noteikts konkrēts mērķis vai mērķis, viss plāns ir orientēts uz kopīga mērķa sasniegšanu. Tas ir, lai gan katrai vienībai ir īpaši plāni, visi ir jāsaskaņo ar vispārējo plānu.
Protams, visiem jābūt pilnīgi integrētiem, lai panāktu atbilstošu funkciju, resursu un darbību koordināciju. Tikai šādā veidā ir iespējams sasniegt mērķus.
4. Iespējamība
No otras puses, plānam nevajadzētu būt tik vērienīgam, lai to nebūtu iespējams sasniegt. Bet ne tik optimistiski, ka šķiet, ka to ir ļoti viegli sasniegt. Ieteicams plānu izpildīt, pielāgojoties organizācijas apstākļiem un vajadzībām.
Protams, plānošanai jābūt reālistiskai, tāpēc tai jābūt sagatavotai atbilstoši realitātei, ar pieredzi un resursiem, kas uzņēmumam ir.
Plānošanas funkcijas
Plānošanas galvenās iezīmes ir:
- Tas ir rīks, ko izmanto svarīgu lēmumu pieņemšanai organizācijā.
- Plānošanas procesā tiek mēģināts optimizēt mērķu sasniegšanu.
- Tā cenšas pielāgot mērķus atbilstoši uzņēmuma vajadzībām un pieejamajiem resursiem.
- Tas nosaka konkrētas darbības, kas tiek īstenotas pašreizējā brīdī, lai sasniegtu nākotnes mērķus.
- Plānošana ir racionāls un apzināts process.
Plānošanas veidi
Starp plānošanas procesu veidiem mēs atrodam:
1. Stratēģisks
Jebkurā gadījumā stratēģiskā plānošana ir tas, kas nosaka organizācijas vispārējā plāna darbības pamatnostādnes. To veic uzņēmuma vecākie vadītāji. Tas ietver visu uzņēmumu, parasti tiek noteikti un definēti vidēja termiņa un ilgtermiņa mērķi.
2. Taktika
No otras puses, taktiskā plānošana ietver īpašus plānus katrai vienībai vai nodaļai, un tie ir pakārtoti stratēģiskajam plānam. Tie ir ļoti detalizēti plāni, jo tie nosaka katra departamenta rīcību. Tāpēc to sauc arī par funkcionālo plānošanu.
Parasti tas ietver detalizētu plānu katrai uzņēmuma vadības jomai un vienmēr ir pakārtots uzņēmuma vispārējam plānam. Tie ir saistīti arī ar īstermiņa lēmumiem.
3. Darbības
Parasti tie ir īstermiņa plāni, kas ir cieši saistīti ar taktisko plānošanu. Tās ir darbības un darbības, kas jāveic biznesa organizācijas zemākajos līmeņos.
Tādā veidā darbības plānošana nosaka, kā tiek piešķirti resursi plāna īstenošanai. Tā ir īstermiņa plānošana katrai darbības jomai. Tas nosaka soļus, kas jāievēro, un laiku, kurā tie jāievēro.
Noslēgumā var teikt, ka plānošanas process ir būtisks, lai uzņēmums sasniegtu augstu darbības līmeni. Plānojot, tiek noteikti mērķi un uzdevumi, kurus paredzēts sasniegt. Turklāt, lai to panāktu, var izvēlēties piemērotākos līdzekļus. Bez plāna uzņēmumam piederošos cilvēkresursus, finanšu un materiālos resursus nevar pienācīgi pārvaldīt.