Projekta organizēšana ir tā darbība, kas ļauj veikt uzņēmuma personāla grupēšanu visatbilstošākajos uzdevumos. Tas viss, lai sasniegtu kopīgu mērķi.
Tāpēc projekta organizēšana sastāv no cilvēku organizēšanas, piešķirot viņiem noteiktus projektus atbilstoši viņu īpašībām.
Parasti šo uzdevumu veic projekta vadītājs. Tādā pašā veidā jums efektīvi un efektīvi jāpārvalda nepieciešamie resursi. Tādā veidā vadība un organizācija ir cieši saistītas.
Projekta organizēšanas nozīme
Lai projektu varētu vadīt efektīvi, tas ir pareizi jāorganizē. Tas, kas šķiet vienkārši, uzņēmumos ir izplatīta problēma. Ja mēs precīzi nezinām, ko vēlamies un kā izmantosim resursus, lai to iegūtu, organizācija kļūs par neveiksmi. No tā izriet labas organizācijas nozīme.
Iepriekš minēto iemeslu dēļ šis aspekts jāiekļauj projekta vadītāju apmācībā. Ir svarīgi iemācīt, kā tos organizēt, lai vēlāk varētu tos vadīt. Viens no veidiem, kā pareizi sadalīt dažādus resursus katrā uzdevumā, ir labs organizācijas plāns. Nākamajā sadaļā mēs redzēsim, no kā tas sastāv.
Plāns projekta organizēšanā
Apsaimniekošanas plānā galvenā uzmanība tiek pievērsta visām uzņēmuma veiktajām darbībām, tomēr organizācijas plānā tas galvenokārt ir cilvēciskais faktors. Jo galvenais ir katru cilvēku ievietot vispiemērotākajā uzdevumā. Tāpēc ieteicams veikt šādas darbības:
- Pirmkārt, mums jābūt skaidrībai par to, kas mums ir: Jums ir jāveic inventarizācija par cilvēkresursiem, to stiprajām un vājajām pusēm. Tāpēc, ka mums jāzina, kas katrs ir labs, lai tos ieceltu vispiemērotākajā amatā.
- No otras puses, tas pats jādara ar uzdevumiem: Projekts jāsadala mazākās daļās. Tas prasa pārējā iesaistītā personāla apstiprinājumu. Kad tie mums būs, mēs varam izveidot dubultā ieraksta tabulu ar abiem mainīgajiem.
- Treškārt, katram cilvēkam ir jāpiešķir savs uzdevums: Tam mums jāzina, kurš ir vispiemērotākais katrai aktivitātei. Šeit jums jāņem vērā sava akadēmiskā pieredze, profesionālā pieredze un, protams, personīgā motivācija darbā. Šajā brīdī var izmantot uzdevumu piešķiršanas tehniku, piemēram, ungāru metodi.
- Visbeidzot, ir jānosaka pabeigšanas termiņi, pieļaujamie kavējumi un piemērots kontroles veids.Tādējādi, veicot katru uzdevumu, var redzēt, vai ir bijušas novirzes no plānotā. Kā mēs redzēsim tālāk, šajā solī ir būtiska organizācijas shēma.
Organizācijas shēma projekta organizēšanā
Kas ir organizācijas diagramma? Organizācijas diagramma ir diagramma, kas ļauj novērot uzņēmuma struktūru un zināt, kas ir kas. Projekta vadītājam ir dziļi jāizprot esošie darbinieki, viņa mērķis ir spēt organizēt, kā arī pareizi veikt uzdevumus un atbildīgos par to izpildi.
Šajā ziņā mums ir vertikālas, hierarhiskas vai lineāras organizācijas diagrammas, kad autoritāte ir skaidra un lēmumu pieņemšana ir centralizēta. No otras puses, mums ir horizontālas vai apļveida, uzņēmumos ar neskaidrāku autoritāti. Mums ir arī citi veidi, piemēram, analītiskais, kas ļauj mums zināt procesus vai matricu, kas ir noderīga, lai strukturētu organizāciju pēc procesiem vai projektiem.
Projekta organizēšanas piemērs
Iedomāsimies, ka mēs vēlamies veikt projektu. Projekta pamatā ir uzņēmuma izveidošana un dibināšana. Piemēram, konsultāciju firma datortehnikas jomā.
Pirmkārt, direktors tiekas ar projekta reklāmas partneriem.
- No vienas puses, viņi kopā sagatavo sasniedzamos mērķus un nepieciešamos uzdevumus. Tam visam jābūt rakstiski un pēc iespējas detalizētākam. Interesanta tehnika ir tā sauktā "ideju vētra", kas sastāv no visu domu izteikšanas un pēc tam to filtrēšanas.
- Pēc tam jums jāzina, kas mums ir, izņemot virzītāju komandu. Pirmkārt, uzdevumi, kurus viņi veiks, un, otrkārt, darbinieki, kurus mēs pieņemsim darbā. Jums jāzina arī to līgumu veids, kurus mēs piedāvāsim, un saņemamā atlīdzība.
- Nākamajā posmā ir pienācis laiks sadalīt uzdevumus, un iepriekš minētā Ungārijas metode var palīdzēt. Datoru pakalpojumiem ir nepieciešams process, sākot no projektēšanas līdz programmēšanai, un gala rezultāts. Tāpēc noderīgs rīks ir PERT diagrammas, kas ļauj atrast katra procesa kritiskos ceļus.
- Visbeidzot, jums ir jāizstrādā projekta organizācijas plāns. Tas sastāv no visa iepriekš minētā rakstiska rakstīšanas. Turklāt mēs izveidosim kontroles veidu, izmantojot atgriezenisko saiti, un to, kā mēs labosim novirzes. Tas viss, neaizmirstot par adekvātu ārkārtas rīcības plānu neparedzētiem gadījumiem.