RACI matricu izmanto, lai piešķirtu un definētu atbildības pakāpi, kas atbilst katram no cilvēkiem, kuri ir iesaistīti projekta īstenošanā.
To sauc arī par atbildības sadales matricu. Tās mērķis ir spēt noteikt dažādas lomas un pienākumus, kas jāuzņemas katram cilvēkam, kurš veidojas, īstenojot projektu.
Tā rezultātā ieteicams to sagatavot projekta sākumā. Lai no paša sākuma būtu skaidrs un noteikts, kādu lomu un atbildību uzņemsies katrs cilvēks, kurš piedalās projektā. Tas arī nodrošina, ka visi dalībnieki var panākt lielāku sadarbību.
Ko nozīmē katrs burts, kas veido RACI matricas nosaukumu
RACI matricas nosaukums sastāv no četriem burtiem, un katram burtam ir nozīme. Katra burta nozīme ir šāda:
Burts R
Neapšaubāmi, R ir burts, kas norāda, kurš uzņemas atbildību. Šajā vēstulē ir definēta tās personas loma, kura ir atbildīga par noteikta uzdevuma izpildi. Tāpēc jūs uzņematies atbildību par izpildīto mājas darbu izpildi laikā un noteiktā veidā.
Vēstule a
Līdzīgi burts A nosaka, kurš to apstiprina. Personas, kas darbosies kā apstiprinātājs, loma ir pieņemt un apstiprināt atbildīgās personas iesniegto uzdevumu. Citiem vārdiem sakot, apstiprinātājs apliecina, ka darbs ir veikts atbilstoši noteiktajām prasībām.
C burts
Savukārt burts C norāda, ar ko konsultējas. Viņi parasti ir eksperti vai labi pārzina kādu tēmu un uzdevumu, un viņiem tiek lūgts viedoklis un ieteikumi par kādu projekta uzdevumu aspektu. Ārējais eksperts konsultējās ar viņa viedokli par dažiem aspektiem, kas jāņem vērā, īstenojot projektu, jo viņš ir eksperts šajā jautājumā.
Burts I
Visbeidzot, vēstule I nosaka, kas ziņo. Šo cilvēku loma ir iesaistīta ikvienā personā, kurai jābūt informētai par projekta uzdevumu evolūcijas un attīstības procesu. Viņi arī jāinformē, kad uzdevumi ir izpildīti.
RACI matricas veidošanas priekšrocības
Galvenie ieguvumi, kas jāsasniedz, izveidojot RACI matricu, ir:
- Katra projektā iesaistītā dalībnieka lomas un pienākumi ir skaidri noteikti.
- Ir iespējams noteikt, kura persona uzņemas atbildību par grāmatvedības kārtošanu attiecībā uz veicamajiem uzdevumiem vai darbiem.
- Tas ļauj līdzsvarot darba slodzi starp cilvēkiem, komandām vai struktūrvienībām, kas iesaistītas projekta izstrādē.
- Tas ļauj viegli kontrolēt turpmāko darbu ar uzdevumu un darba evolūciju un izpildi, kas nepieciešami, lai veiksmīgi pabeigtu projekta izstrādi.
Kā izveidot RACI matricu
Lai izveidotu RACI matricu, ir jāveic šādas darbības:
1. solis
Pirmkārt, projekta ietvaros veicamie uzdevumi tiek noteikti un izvietoti kā rindas, kas veido matricu.
2. solis
Otrkārt, cilvēki, kas iesaistīti projekta izstrādē, tiek identificēti un ievietoti kolonnu formā matricas veidošanā.
3. solis
Treškārt, tiek ievietoti vārda burti, kas veido RACI matricas nosaukumu. Piešķirot katru burtu katrā uzdevumā, ir iespējams noteikt, kurš no iesaistītajiem cilvēkiem būs atbildīgs, kurš apstiprina, ar ko konsultējas un kurš jāinformē katra projekta uzdevuma izpildē.
4. solis
Visbeidzot, būs iespējams noteikt, vai viss darbs ir labi sadalīts, vai ir tukša vieta un vai ir dublēšanās. Tas, lai pārliecinātos, ka viss ir pareizi izveidots, un izvairītos no vēlākām problēmām.
RACI matricas piemērošanas priekšrocības un trūkumi
Priekšrocības, kuras var sasniegt, īstenojot projektu, izmantojot RACI matricu, ir šādas:
1. Notiek veikls un vienkāršs saziņas process
Saziņa parasti izrādās vienkāršāka un ātrāka, jo RACI matrica ļauj skaidri vizualizēt lomu un funkcijas, kuras katram cilvēkam vajadzētu spēlēt. Tas nenovērš, bet samazina līdz minimumam komunikācijas problēmas starp projektā iesaistītajiem cilvēkiem.
2. Uzlabot produktivitāti
Acīmredzot, samazinot komunikācijas problēmas, tas palīdz labāk izmantot laiku, kā rezultātā tiek sasniegts produktivitātes pieaugums. Katra uzdevuma izpildes laiks tiek saīsināts, un tas racionalizē kopējo izpildes procesu.
3. Pareiza darba sadale
Turklāt RACI matrica ļauj vizualizēt pienākumus un funkcijas, tāpēc to var noteikt, ja darba slodze tiek sadalīta proporcionāli. Ja ir iespējams noteikt, ka atbildīgajai personai ir piešķirta pārmērīga slodze, pirms projekta izpildes tiek veiktas nepieciešamās korekcijas. Panākt līdzsvarotāku slogu un pienākumu sadalījumu.
4. Cerības ir izpildītas
Patiešām, izmantojot šo rīku, projekta beigās iegūtie rezultāti ir ļoti līdzīgi rezultātiem, kas gaidāmi projekta sākumā. Tas notiek tāpēc, ka jūs varat labāk kontrolēt visus uzdevumus, kas jāizstrādā. Turklāt katra persona īpaši zina, par ko ir atbildīga visā projekta izpildes procesā.
Lai gan priekšrocības ir lielas un daudzas, RACI matricai var būt arī trūkumi.
- Sākumā tā pielietošana var būt pārmērīgi sarežģīta, kas negatīvi ietekmē tā izpratni.
- Neskatoties uz to, ka RACI matrica ir lielisks rīks, nepietiek tikai ar tās izveidošanu, bet jums tas arī ir jāievēro.
- Saskaņā ar iepriekš minēto tiem, kas nav pazīstami ar matricu, tās ģenerēšana pirmo reizi var būt dārga.
- Pastāv iespēja, ka ir projekti, kuriem nav nepieciešama šāda veida plānošana, tāpēc matricas izveide var būt vairāk kaut kas, kas palēnina projektu, nevis kaut kas, kas to virza.
Noslēgumā RACI matrica ir ļoti noderīgs rīks, ko var izmantot jebkura veida projektos. Tā kā tas nosaka visu to cilvēku lomas un funkcijas, kuri piedalās tā realizācijā. Tas veicina labāku kontroli un labāku rezultātu sasniegšanu projekta beigās.