Iekšējā kontrole ir procedūra, kas ir daļa no uzņēmuma resursu un aktīvu kontroles un kalpo uzņēmuma darbības un izsekojamības uzskaitei..
Uzņēmumiem augot, kļūst arvien grūtāk izsekot tam, kas notiek ar to resursiem, aktīviem, rīkiem un cilvēkiem.
Tāpēc ir kļuvis nepieciešams izveidot mehānismu, kas ļauj reģistrēt šo resursu izmantošanu, kā arī darbības.
Finanšu resursu un aktīvu iekšējās kontroles piemēri
Daži iekšējās kontroles veidi, ko piemēro precēm, ir uzņēmuma īpašumā esošu transportlīdzekļu iebraukšanas un izbraukšanas pārbaudes. Tas kontrolē transportlīdzekļa darbību, nodilumu, degvielas patēriņu un par to atbildīgo personu.
Strādājot ar uzņēmuma transportlīdzekļiem, autovadītājiem ir jāņem līdzi žurnāls, kurā ir ierakstīts brauciena sākums un beigas, kā arī katra atskaites punkta laiki.
Cits piemērs ir noliktavā esošo materiālu uzskaites kontrole. FIFO un LIFO sistēmām obligāti nepieciešama iekšējās kontroles pārbaude, lai zinātu datumus un materiāla vai inventāra veidus. Tas ir grāmatvedības ievads, ko varētu izmantot arī preču nolietojumam.
Attiecībā uz finanšu resursiem iekšējā kontrole tiek veikta pirms izdevumu izpildes, piemēram, GAV (administratīvie un pārdošanas izdevumi), kas iegūti no šo funkciju uzdevumiem. Tomēr tas ir jākontrolē, lai nepārsniegtu to, kas periodā nepieciešams šai izpildei.
Piemēram, ja mēneša pārdošanas laikā ir jāpērk papīra loksnes, zīmuļi un printera tinte, iekšējā kontrolē ir jāparedz aprēķins par katru mēnesi iztērēto un katru mēnesi jāpārbauda, lai aizsargātu šo izdevumu rezervi.
Iekšējās kontroles dublējumi
Tāpat kā tiek veikts tūlītējs resursu un darbību reģistrs, ir svarīgi to arhivēt, lai ģenerētu failu par katru kontrolēto elementu.
Ir dažādas iekšējās kontroles programmatūras, kuras uzņēmumi var nolīgt, vai arī pietiek ar Microsoft Excel izklājlapu, ja tā tiek pasūtīta.
Lai izvairītos no zaudējumiem, varat iegādāties virtuālo krātuves mākoni un augšupielādēt šos failus tur, lai izvairītos no to zaudēšanas.
Ja jums ir arī papīra atbalsts ar atbildības parakstiem, ir ērti digitalizēt šos dokumentus. Piemēram, izmantojot skeneri un pēc tam iztukšojot to digitālajās mapēs.
Iekšējās kontroles vadītāji
Cilvēkiem, kas atbildīgi par iekšējās kontroles darbībām, jābūt kārtīgiem, organizētiem un spējīgiem strādāt augsta pieprasījuma scenārijos, jo, piemēram, viņiem vienlaikus varētu būt daudzu elementu kontrole: izdevumu finanšu kontrole, krājumu kontrole, preču kontrole uzņēmuma aktīvu izmantošana un cilvēku ieceļošanas un izceļošanas kontrole.
Ja šajā reģistrācijas procesā kaut kas neizdodas, var būt novirzes uzņēmuma darbības realitātē un kapitālā attiecībā uz tā aktīviem. Šī iemesla dēļ iekšējai kontrolei jābūt daļai no sakārtotas un pieķēdētas darbības sistēmas.
Iekšējā kontrole sniedz vērtīgu atbalstu organizācijas operatīvajai vadībai, nodrošinot pārredzamus un drošus izsekojamības procesus.
Tāpēc tā nozīme ir tajā, ka uzņēmumi, neatkarīgi no to struktūras un lieluma, ievieš kādu iekšējās kontroles sistēmu, lai labāk reģistrētu savus aktīvus un spētu diagnosticēt, kur ir loģistikas novirzes, lai pastāvīgi uzlabot tās vērtības ķēdes procesus.
